O painel do organizador:controle de consumo e estoque durante o evento.
Uma tela de navegador, aberta durante o evento, com o cardápio, os preços, o estoque e os números da noite. Tudo o que está descrito aqui existe no sistema hoje.
A tela "Alertas de Estoque" dizse você precisa agir.
Ela lista o que está sem estoque e o que está com estoque baixo, por produto e por lugar, incluindo o depósito.
Formatos: um produto,vários jeitos de vender.
O cadastro
Nome, descrição e foto. A unidade de medida pode ser por unidade, por mililitro ou por grama.
Formatos de venda
A mesma cerveja pode ser vendida como “Long neck”, “Copo 300 ml” e “Balde com 5”, e cada formato desconta do estoque a quantidade certa.
O recipiente
Garrafa, galão ou barril; quantos mililitros tem uma unidade fechada; se a unidade fechada também é vendida inteira; e a perda esperada em porcentagem — a espuma do chope, o resto que fica no fundo.
Arquivar
Produto ou formato saem do cardápio e passam a estar indisponíveis para venda.
Você monta o cardápio antes, pela internet
Semanas antes do evento, no seu painel, você cadastra os pontos de consumo, os produtos e os formatos de venda, e define o preço de cada item em cada ponto — isso diminui seu trabalho no início do evento, uma vez que tudo que você definir já chega configurado. A taxa de emissão do cartão pode ser definida antes.
Preços,por ponto de consumo.
O preço de cada formato de venda é definido em cada ponto de consumo. O mesmo produto pode custar um valor na área VIP e outro no bar do fundo — e um formato pode simplesmente não ser vendido em determinada área.
Estoque: o controleque roda durante o evento.
Dois modos, escolhidos por você:
- Com depósito: existe um estoque central, você cadastra o que chegou e distribui para os pontos de venda conforme a noite anda.
- Só as áreas: não há depósito, e a quantidade é cadastrada direto em cada ponto de venda.
Entrada
Registra o que chegou.
Distribuir
Move do depósito para um ponto de venda.
Transferir
Move de um ponto de venda para outro.
Retirada
Tira do estoque o que quebrou, venceu ou voltou para o fornecedor.
Limiar
Define a partir de que quantidade o sistema avisa que está acabando.
Saldo por lugar
A grade mostra quanto há em cada lugar, com busca por nome, e lê as quantidades de um jeito que faz sentido para quem opera: “3 garrafas + 250 ml”, e não um número solto de mililitros.
A taxado cartão.
Você define a taxa que o público paga para emitir um cartão. Zero significa cartão gratuito.
No terminal, essa mesma taxa aparece para quem está comprando como taxa de emissão. O que acontece com ela no fim do evento é decisão sua, e vale pensar nisso com antecedência: dá para devolvê-la a quem entregar o cartão de volta, ou montar qualquer outra recompensa para quem devolver. À ZACAPAY você paga apenas pelos cartões que não voltarem.
Depois do evento:o painel de reembolso.
O painel de cima roda dentro do evento, na rede local. Depois do evento, o mesmo painel pela internet que você já usa para montar o cardápio ganha uma tela de reembolso, onde você vê quem pediu o saldo de volta.
A ZACAPAY abre uma página de reembolso do seu evento. Quem ficou com saldo no cartão informa ali o documento e um e-mail. No seu painel aparece cada pedido com a situação — tem saldo a ser reembolsado, saldo zerado ou documento não-registrado — e o valor em reais,
A página do público fica aberta por cinco anos a partir do último dia do evento, e o seu painel não tem prazo: você entra quando quiser, mesmo depois disso. Os pedidos são apagados trinta dias depois de a página fechar. A lista fica no painel. O dinheiro está com você e nunca passa pela ZACAPAY: o que ela faz é notificar, organizar o pedido, a conferência e a prova de quem pediu o quê.
Estatísticas:o evento em números.
Separadas em dois blocos, porque são dinheiros diferentes: o que entrou nos caixas e o que foi consumido nos pontos de venda.
Caixas
O dinheiro que entrou no evento: recargas e taxa de emissão de cartões, separados por forma de pagamento.
Áreas de consumo
O que foi gasto nos pontos de venda, com o saldo que já estava no cartão.
Saldo nos cartões
Quanto de saldo ainda está na mão do público.
Produtos vendidos
Quantidade e valor, detalhados por área e por formato de venda.
Ritmo
Vendas por hora, com hora de pico e ticket médio.
Idioma, moeda e fuso
O sistema funciona em português, espanhol e inglês. Cada evento tem a sua moeda, o seu fuso horário e a escolha de mostrar hora em 12 ou 24 horas.
O que vocênão precisa fazer.
Cadastrar áreas, operadores e terminais é trabalho do técnico da ZACAPAY, na montagem do evento — assim como ativar e encerrar o evento. Você recebe o evento montado e cuida do cardápio, dos preços e do estoque.