Como escolher um sistema cashless para o seu evento

Quase toda apresentação de sistema cashless mostra as mesmas telas bonitas. A diferença entre fornecedores não aparece na apresentação: aparece às onze da noite, quando algo sai do previsto.

Estas são as perguntas que separam uma coisa da outra. Faça todas, a todo mundo — a nós inclusive. Onde a resposta for vaga, o problema costuma existir.

Sobre a operação no dia

1. Se a internet cair, o bar continua vendendo? A resposta honesta separa vender de autorizar cartão. Vender pode acontecer na rede local do evento; autorizar cartão de crédito precisa do banco, e banco fica na internet. Quem responde “isso não acontece” está respondendo outra pergunta.

2. Quem leva a conexão das maquininhas? Se for você, a operação do seu evento depende de um contrato que você assinou com outra empresa — e é para ela que você vai ligar no meio da noite.

3. A equipe do fornecedor fica durante o evento? Entregar equipamento e ir embora é um modelo. Ficar é outro. Os dois são legítimos; o que não pode é você descobrir qual é no dia.

4. Quem monta as áreas, os operadores e os terminais? Se a resposta for “você mesmo, é fácil”, some o tempo disso à sua semana de evento — que já é a semana mais cheia do ano.

Sobre dinheiro

5. Em quantos lugares do evento haverá dinheiro? O ganho grande do cashless não é tecnológico, é logístico: o dinheiro se concentra nos caixas, e o resto do evento passa a operar com crédito que já está no cartão.

6. Quem define o preço do cartão, e o que acontece com esse valor? Você deveria poder cobrar quanto quiser pela emissão do cartão — inclusive zero. E o destino desse dinheiro deveria ser decisão sua, não regra do fornecedor.

7. Como funciona o reembolso de quem sobrou crédito? Pergunte quem é responsável, que documento sai, em quanto tempo, e o que o público vai ver. Esta é a pergunta que mais gera reclamação depois do evento e a que menos aparece nas apresentações.

8. Consigo conferir tudo depois? Todo lançamento registrado, e um fechamento que produza documento. Sem isso, uma contestação vira a sua palavra contra a de alguém.

Sobre o que você vai operar

9. O mesmo produto pode ser vendido de formas diferentes? A mesma cerveja como long neck, como copo de 300 ml e como balde — cada um descontando do estoque a quantidade certa. Sem isso, o estoque começa a mentir na primeira hora.

10. O preço pode ser diferente por área? Área VIP e bar do fundo raramente cobram igual, e um sistema que não entende isso vira planilha paralela.

11. Quem enxerga o quê? Quem atende o balcão, quem organiza e quem dá suporte técnico não deveriam ver as mesmas telas. Se houver uma senha de administrador circulando entre dez pessoas, existe um problema esperando acontecer.

Uma pergunta final, que vale por várias

Quanto do meu tempo isso vai consumir na semana do evento?

A resposta a esta pergunta é a diferença entre um fornecedor e um fornecedor bom. Você vai estar resolvendo atração, segurança, alvará, banheiro, água e mil imprevistos. O sistema de pagamento deveria ser a parte de que você menos precisa lembrar.

Se quiser fazer estas perguntas para a gente, conte sobre o seu evento — o local, a data e quantas pessoas você espera.